Arbeitsvertrag per Email

Manchmal kommen wichtige Änderungen auf leisen Sohlen daher. Personalabteilungen waren bisher dazu verpflichtet, den Beschäftigten ihre Arbeitsverträge in „Schriftform“ auszuhändigen. Künftig reicht dafür die „Textform“. Was für Laien nach einer bloßen Formulierungsänderung klingen mag, hat es in sich: Schriftform verlangt die eigenhändige Unterschrift, die Textform kommt ohne diese aus. Das ist die entscheidende Voraussetzung dafür, dass Arbeitsverträge ab sofort per E-Mail geschlossen werden können. Es sind weder Unterschrift noch elektronische Signatur nötig.

Ein paar Voraussetzungen gibt es aber doch:

• Unternehmen müssen neue oder geänderte Arbeitsverträge ihren Beschäftigten zugänglich machen.
• Diese müssen das Dokument Speichern und Ausdrucken können.
• Und schließlich müssen Unternehmen ihre Beschäftigten mit der Übermittlung der digitalen Verträge dazu auffordern, deren Empfang zu bestätigen.

Allerdings sind diese Voraussetzungen überschaubar und können mit einer schlichten E-Mail, auch mit einem per Mail übersandten Text- oder PDF-Dokument, erfüllt werden. Als Fallstrick kann sich der zweite der drei Punkte erweisen, denn es ist möglich, digitale Dokumente so zu erstellen, dass sie weder gespeichert noch gedruckt werden können. Darauf also sollte die Personalabteilung achten, wenn sie künftig Arbeitsverträge digital abschließen möchte. Insbesondere das auch Änderungen bestehender Verträge künftig per „Textform“ erlaubt sind, kann die Abläufe der Personalabteilungen vereinfachen. Ohne Unterschrift können künftig auch Vereinbarungen zur Leiharbeit, zu Eltern-, Pflege- oder Familienpflegezeit sowie Arbeitszeugnisse (wenn Beschäftigte zustimmen) ausgestellt werden.

Natürlich hat die neue Regelung Ausnahmen: So müssen alle Vereinbarungen über die Befristung von Arbeitsverträgen weiterhin in „Schriftform“ erfolgen, also mit persönlicher Unterschrift. Wer – beispielsweise mit Führungskräften oder mit den Trägern besonderer Geschäftsgeheimnisse – ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbaren oder in den Arbeitsvertrag integrieren möchte, kommt ebenfalls nicht um die Unterschrift herum. Ebenfalls ist die Beendigung eines Arbeitsvertrags nur mit Unterschrift gültig, Vereinbarungen mit Praktikanten oder Praktikantinnen dürfen nur dann ohne Unterschrift geschlossen werden, wenn das Praktikum nach Mindestlohn vergütet wird. Praktika, die nicht dem Mindestlohn unterliegen, müssen in „Schriftform“ geschlossen werden. Auch wenn ein Tarifvertrag gültig ist, kann darin möglicherweise eine Regelung enthalten sein, die weiterhin einen unterschriebenen Arbeitsvertrag erforderlich macht. Und wenn ein Beschäftigter oder eine Beschäftigte einen eigenhändig unterschriebenen Arbeitsvertrag verlangt, muss das Unternehmen dem nachkommen.

Nicht alle Branchen profitieren jedoch von dieser Neuregelung. Die in §2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes aufgeführten Branchen sind ausgenommen. Dort ist zwar nicht die Landwirtschaft aufgeführt, aber die verwandten Branchen Forst- und Fleischwirtschaft. Ebenso die Branchen Spedition, Transport und Logistik sowie Gaststätten und Beherbergung – Branchen, die durchaus mit Betrieben des Agrarbusiness kombiniert sein können. Wer außer in der Agrarwirtschaft auch in diesen Branchen wirtschaftliche Aktivitäten entfaltet sollte also in besonderem Maße darauf achten, die neuen gesetzlichen Vorgaben korrekt umzusetzen.