Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche
Es wird kaum noch bestritten, dass regelmäßige Gespräche von Führungskräften mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Leistung des Unternehmens positiv beeinflussen. Deshalb sollte dieses Instrument in keinem Werkzeugkasten von Führungskräften fehlen, egal ob beim Agrarhändler, im Landtechnik-Unternehmen oder bei landwirtschaftlichen Produktionsbetrieben. Solche Gespräche erzeugen und erhalten Vertrauen, fördern Identifikation mit dem Betrieb, sorgen für klare gemeinsame Ziele, stärken Motivation, Leistungsbereitschaft und Bindung ans Team und führen über diese einzelnen Effekte zu einer verbesserten Gesamtleistung. Damit Mitarbeitergespräche diese Wirkungen entfalten können, gibt es einiges zu beachten.
Planung: Es geht beim Mitarbeitergespräch nicht um 10-Minuten-Kommunikation an der Kaffeemaschine oder ähnliche zufällige Gelegenheiten. Ideal ist eine regelmäßige Durchführung mit frühzeitiger Einladung und ausreichend Zeit für ein richtiges Gespräch. 30 bis 60 Minuten, je nach Möglichkeit und Anlass, sollten eingeplant werden. Zur Planung gehört auch die Auswahl von Raum und Gesprächssituation – beide Seiten sollten sich wohlfühlen und sich auf Augenhöhe begegnen.
Themenwahl: Möglichst mit der Terminvereinbarung schon das oder die Themen festlegen, um die es beim Gespräch gehen soll. So können sich beide Seiten darauf vorbereiten. Wenn Führungskräfte unvorbereitet in ein solches Gespräch gehen, wird das leicht bemerkt und signalisiert mangelndes Interesse. Das wäre das Gegenteil von dem, was das Gespräch bewirken soll. Wertschätzung zeigt auch, wer Themen der Beschäftigten nach vorne rückt, denn so ist es unwahrscheinlich, dass diese am Ende aus Zeitgründen nicht zur Sprache kommen. Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument sollten positiv und wertschätzend ausgerichtet sein. Stehen schwierige Themen an, wird sowieso ein stärker formalisiertes Vorgehen, evtl. mit Betriebsrat, Vertrauenspersonen und/oder Personalabteilung nötig sein. Trotzdem können auch im Mitarbeitergespräch schwierige Themen angesprochen werden, aber wertschätzend und lösungsorientiert. Auch bei früh festgelegten Gesprächsthemen sollte während des Termins (ideal: zu Beginn) dem oder der Beschäftigten die Möglichkeit eröffnet werden, aktuelle Themen anzusprechen.
Kommunikationsstil: Ihre beste Wirkung haben Mitarbeitergespräche, wenn die Kommunikation offen ist. Insbesondere die Führungskraft sollte ehrliches Zuhören und Zugewandtheit zeigen. Perfekt ist es, wenn nach dem Gespräch beide Seiten das Gefühl haben, einen Gewinn daraus ziehen zu können. Ohne wertschätzende Kommunikation und echtes Interesse am Gegenüber wird das kaum gelingen. Gut geeignet sind Ich-Botschaften. Insbesondere die Gesprächseröffnung sollte diesen Prinzipien folgen, weil sie meist den Verlauf des gesamten Gespräches beeinflusst. Offene Fragen zu stellen ist auch ein guter Weg, Interesse zu zeigen und den Beschäftigten Raum zu geben.
Strukturiertes Ende: Lassen Sie das Gespräch nicht einfach ausplätschern oder vom nächsten Termin beenden. Wenn es Anlass und Situation hergeben, sollte eine klar formulierte Vereinbarung, Perspektive oder Lösung am Ende stehen. Diese sollte gemeinsam besprochen und entschieden werden, unter Umständen auch hinterher noch per Protokoll, Mail oder Zielvereinbarung festgelegt werden. Sind am Ende der Gesprächszeit noch Themen offen, sprechen Sie dies an und entscheiden gemeinsam, ob es ausreicht, diese beim nächsten regulären Termin zu besprechen oder ob ein früherer Folgetermin nötig ist. Oder vielleicht auch schriftliche Kommunikation ausreicht.
Zu guter Letzt: Ja, es gibt auch Software zur Unterstützung bei Mitarbeitergesprächen. Ob Sie diese einsetzen wollen, ob sich das lohnt oder ob das nicht genau dazu führt, dass Beschäftigte sich eher verwaltet fühlen als mit Interesse behandelt, muss jeder selbst entscheiden. Ein Link zu einem recht ausführlichen und verständlichen Leitfaden finden Sie am Ende dieses Textes. Sicherlich ist schon sehr viel gewonnen, wenn Führungskräfte sich vornehmen, für Mitarbeitergespräche ihre typische Leader-Rolle abzulegen und so im Gespräch zu agieren, wie sie sich das für sich selbst in einem ehrlichen und zugewandten Privatgespräch wünschen.
Leitfaden gute Mitarbeitergespräche: https://www.haufe.de/personal/hr-management/mitarbeitergespraeche-vorbereitung-checklisten-leitfaden/mitarbeitergespraeche-erfolgreich-fuehren_80_387938.html